Unternehmenswachstum in Bezug auf Funktion und Wert führt immer zu einer Zunahme in der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, das wiederum zu mehr Rechnungen führt. Die effiziente Verwaltung von Rechnungen ist eine zentrale Funktion, die Einfluss auf die Einnahmenerhebung und Rentabilität eines Unternehmens hat. Die manuelle Erfassung und Abrechnung von Daten ist papierintensiv, zeitaufwendig, teuer und von einer hohen Fehlerquote begleitet. Von nicht standardmäßigen Formaten bis hin zu falschen Rechnungsdetails, langwierigen Genehmigungsprozessen und verlorenen Rechnungen – die Herausforderungen des manuellen Prozesses sind zahllos. Die Integration einer intelligenten Lösung des nächsten Levels ist unerlässlich, da eine automatisierte Rechnungsstellung einen Workflow schneller durchlaufen kann.
Laut einem Bericht des Institutes of Finance and Management belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für eine Rechnungsstellung in einem wachsenden Unternehmen mit weniger als 20.000 Rechnungen pro Jahr ohne Automatisierung auf etwa 15,97 USD. Für ein Unternehmen, das rund 100.000 Rechnungen pro Jahr erstellt, betragen die durchschnittlichen Kosten für eine Rechnungsbearbeitung 6,10 USD. Eine Automatisierung reduziert diese Zahl erheblich auf etwa 12,98 $ bzw. 4,24 $.
Mehrere Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Prozesse zur Rechnungsverwaltung. Obwohl die Digitalisierung beim Extrahieren von Daten und beim digitalen Bezahlen von Vorteil ist, hängt der Rechnungsprozess weiterhin weitgehend von manueller Arbeit ab. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zusätzlich zur Digitalisierung kann die betriebliche Effizienz erheblich steigern und Unternehmen wertvolle Zeit sparen. Die digitale Rechnungsautomatisierung extrahiert Rechnungsdaten und integriert sie nahtlos in das Kreditorensystem. Dies kann den Weg für eine optimierte Bearbeitung von Lieferantenrechnungen mit künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung ebnen.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen ohne Verzögerung weltweit in verschiedenen Layouts und Sprachen zu versenden. Es minimiert die Fehlerquoten erheblich und spart Arbeits- und Rechnungsbearbeitungsaufwand. Mithilfe der Skalierbarkeit von cloudbasierten Datenerfassungslösungen können Unternehmen Speicherplatz sparen, jede einzelne Rechnung im Auge behalten und die Daten bei Bedarf schnell teilen. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung unterstützt Unternehmen auch bei der Vermeidung doppelter Rechnungen und Zahlungen. Teams verbringen somit weniger Zeit mit der Rechnungsbearbeitung und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Die Notwendigkeit, die Kreditorenkosten pro Rechnung zu senken, mag für Unternehmen abschreckend erscheinen, insbesondere in diesen unsicheren Zeiten mit einem enormen Rechnungsaufkommen und begrenztem Personal vor Ort. Die Rechnungsverarbeitung kann einfach verwaltet werden, indem Sie sich für die beste Rechnungsautomatisierungssoftware entscheiden und sich gleichzeitig eine erhebliche Kostensenkung und Echtzeitverarbeitung sichern. Eine verbesserte Kreditorenbuchhaltung erhöht die Transparenz, spart wertvolle Zeit und bietet langfristige geschäftliche Vorteile. Es stärkt auch die Kreditorenbuchhaltung und schafft einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen, indem es seine Wettbewerbsfähigkeit entscheidend sicherstellt.
Magic Invoice beschäftigt sich mit den Herausforderungen des Rechnungsprozessmanagements. Es ist eine API-First- und Cloud-First-intelligente Lösung zur umfassenden Automatisierung fehleranfälliger manueller Dateneingabeprozesse. Die Lösung basiert auf einer hochskalierbaren, auf Mikrodiensten basierenden Architektur, die die Rechnungsverarbeitungszeit, -geschwindigkeit und -kosten erheblich verbessert. Es enthält mehr als 28 KI-Modelle zur Vorverarbeitung der Eingaben für Qualitätsprüfungen und -verbesserungen, wodurch ein hohes Maß an Genauigkeit auch in den Anfangsstadien der Verarbeitung sichergestellt wird. Die Automatisierungstechnologie von Magic Invoice eliminiert Zahlungsfehler und verspätete Zahlungen. Es enthält eine kognitive Datenerfassungslösung zur Verarbeitung von Rechnungen, die es Unternehmen ermöglicht, erfolgreich eine No-Touch- Prozessautomatisierung für die Rechnungs- oder Kreditorenverarbeitung einzusetzen.
Zusätzlich zum automatischen Erkennen und Klassifizieren von Dokumenten basierend auf den Dokumententyp hat Magic Invoice die Fähigkeit, mehrseitige Einzelposten über strukturierte und unstrukturierte Tabellen hinweg zu verarbeiten. Durch intelligente Dokumentenverarbeitung mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen erfasst es relevante Rechnungsdaten aus ein- und mehrseitigen Dokumenten über Mehrkanal-Eingabequellen und große Variationen durch intuitives Drag- and-Drop, E-Mail-Überwachung, SFTP-Ordner und Hot-Folder. Es hat auch die Fähigkeit, fehlende Daten zu validieren und die erfassten Daten mit Kaufdaten durch Drei-Wege-Abgleich zu verifizieren. Magic Invoice enthält eine Einrichtung zur Rechnungsgenehmigung mit einer konfigurierbaren Genehmigungshierarchie. Durch die API-Integration kann es nahtlos mit dem nachgelagerten Verbrauchersystem kombiniert werden.
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