La croissance de la fonction et de la valeur commerciale entraîne toujours une augmentation de l’approvisionnement en produits et services, ce qui implique davantage de factures. La gestion efficace des factures est une fonction essentielle qui influe sur l'encaissement des revenus et la rentabilité d’une entreprise. La collecte et la facturation manuelles des données exigent beaucoup de documents, de temps et sont coûteuses, sans compter le taux d’erreur élevé. Les formats non réglementés, les données incorrectes sur les factures, les processus d’approbation fastidieux et les factures perdues, représentent les nombreux défis du processus manuel. L’intégration de la nouvelle génération en matière de solution intelligente est essentielle car une facture automatisée peut se déplacer à travers un flux de travail plus rapidement.
Selon un rapport de l’Institut des finances et de gestion, le coût moyen du traitement d’une facture dans une organisation en croissance comptant moins de 20 000 factures par an est d’environ 15,97 $ sans automatisation. Pour une organisation qui traite environ 100 000 factures par an, le coût moyen de traitement d’une facture est de 6,10 $. L’automatisation réduit considérablement ce chiffre à environ 12,98 $ et 4,24 $, respectivement.
De nombreuses organisations se tournent de plus en plus vers les processus numériques pour gérer leurs factures. Bien que la numérisation soit bénéfique pour extraire des données et effectuer des paiements numériques, le processus de facturation dépend encore en grande partie du travail manuel. L’automatisation du traitement des factures, en plus de la numérisation, peut améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle et faire gagner un temps précieux aux entreprises. L’automatisation numérique des factures extrait les données des factures et les intègre parfaitement au système des comptes fournisseurs. Ceci peut ouvrir la voie au traitement simplifié des factures des fournisseurs en utilisant l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel.
Le traitement automatisé des factures permet aux entreprises d’envoyer des factures dans le monde entier, sous différentes mises en page et dans différentes langues, sans retard. Il réduit considérablement les taux d’erreur et permet de faire des économies sur les dépenses liées à la main- d’œuvre et au traitement des factures. L’extensibilité des solutions de saisie de données basées sur le cloud permet aux entreprises d'économiser de l’espace de stockage, de pouvoir suivre chaque facture et de partager l’information rapidement lorsque c'est nécessaire. L’automatisation du traitement des factures aide également les entreprises à éviter le dédoublement des factures et des paiements. Les équipes peuvent donc diminuer leur temps de traitement des factures et se concentrer sur des activités génératrices de valeur.
La nécessité de réduire les coûts des comptes fournisseurs par facture peut être décourageante pour les entreprises, surtout en période d’incertitude avec un volume important de factures et un effectif limité sur place. Il est facile de gérer le traitement des factures en optant pour le meilleur logiciel d’automatisation des factures tout en garantissant une réduction significative des coûts et un traitement en temps réel. Une meilleure solution en matière de comptes fournisseurs accroît la visibilité, permet d’économiser un temps précieux et procure des avantages commerciaux à long terme. Ceci habilite également le service des comptes fournisseurs et ajoute une valeur importante à l’entreprise en assurant considérablement sa compétitivité.
Magic Invoice relève les défis relatifs à la gestion des processus de facturation. Il s’agit d’une solution intelligente "API-first" (API avant tout) et "cloud-first" (cloud avant tout) afin d'automatiser complètement les processus de saisie manuelle de données sujets aux erreurs. La solution repose sur une architecture de microservices hautement extensible qui améliore considérablement le temps, la rapidité et le coût de traitement des factures. Elle comprend plus de 28 modèles d’IA pour le traitement préalable des données relatives aux examens et aux améliorations de la qualité, ce qui garantit un niveau de précision élevé même lors des premières étapes du traitement. La technologie d’automatisation de Magic Invoice élimine les erreurs de paiement et les retards de paiement. Elle intègre une solution de saisie de données cognitives pour le traitement des factures, ce qui permet aux organisations de déployer avec succès l’automatisation des processus sans contact pour le traitement des factures ou des comptes fournisseurs.
En plus de détecter et de classer automatiquement les documents en fonction de leur type, Magic Invoice a la capacité de traiter plusieurs éléments des lignes de pages dans des tableaux structurés et non structurés. Grâce au traitement intelligent des documents à l’aide de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique, elle saisit et intègre les données de facturation pertinentes des documents à pages uniques et à pages multiples par l'intermédiaire de sources de saisie multicanaux et de grandes variations via un glisser-déposer intuitif, l'écoute des courriels, des dossiers SFTP et des hot folders (dossiers actifs). Elle a également la capacité de valider les données manquantes et de vérifier les données saisies avec les données d’achat en utilisant le couplage à trois sens. Magic Invoice inclut une configuration d’approbation des factures avec une hiérarchie d’approbation configurable. En utilisant l’intégration API, elle peut se combiner sans problème avec le système de consommation en aval.
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