El crecimiento de la función y del valor comercial siempre resulta en un aumento de la adquisición de productos y servicios, lo que lleva a más facturas. La gestión eficiente de las facturas es una función esencial que influye en la recaudación de ingresos y en la rentabilidad de una empresa. La recopilación y facturación manuales de datos requieren mucho papel, tiempo y costes, con una alta tasa de error. Los formatos no estándar, los detalles incorrectos de las facturas, los procesos de aprobación tediosos y las facturas perdidas representan los numerosos desafíos del proceso manual. Incorporar el siguiente nivel de solución inteligente es esencial, ya que una factura automatizada puede moverse a través de un flujo de trabajo más rápidamente.
Según un informe del Instituto de Finanzas y Gestión (Institute of Finance and Management), el coste medio del procesamiento de una factura en una organización en crecimiento con menos de 20 000 facturas al año es de aproximadamente 15,97 $ sin automatización. Para una organización que procesa alrededor de 100 000 facturas al año, el coste promedio de procesamiento de una factura es de 6,10 $. La automatización reduce drásticamente esta cifra a alrededor de 12,98 $ y 4,24 $, respectivamente.
Varias organizaciones están recurriendo cada vez más a los procesos digitales para gestionar sus facturas. Aunque la digitalización es beneficiosa para extraer datos y realizar pagos digitales, el proceso de facturación sigue dependiendo
en gran medida del trabajo manual. La automatización del procesamiento de las facturas, además de la digitalización, puede mejorar significativamente la eficiencia operativa y ahorrar un tiempo valioso para las empresas. La automatización
digital de las facturas extrae los datos de las facturas y los integra perfectamente al sistema de cuentas por pagar. Esto puede allanar el camino hacia el procesamiento simplificado de las facturas de los proveedores utilizando
la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el procesamiento
del lenguaje natural.
El procesamiento automatizado de las facturas permite a las empresas enviar facturas en todo el mundo con diferentes diseños y en diferentes idiomas, sin demora. Minimiza considerablemente las tasas de error y permite ahorrar en gastos relacionados con la mano de obra y el procesamiento de las facturas. La escalabilidad de las soluciones de captura de datos basadas en la nube ayuda a las empresas a ahorrar espacio de almacenamiento, poder realizar un seguimiento de cada factura y compartir la información rápidamente cuando sea necesario. La automatización del procesamiento de las facturas también ayuda a las empresas a evitar la duplicación de facturas y pagos. Por lo tanto, los equipos pueden dedicar menos tiempo al procesamiento de las facturas y centrarse en tareas que generen valor.
La necesidad de reducir los costes de las cuentas por pagar por factura puede parecer desalentadora para las empresas, especialmente en tiempos de incertidumbre, con un volumen importante de facturas y un personal in situ limitado. El procesamiento de las facturas se puede gestionar fácilmente al optar por el mejor software relativo a la automatización de las facturas y, al mismo tiempo, se garantiza una reducción significativa de los costes y un procesamiento en tiempo real. Una solución mejorada de cuentas por pagar aumenta la visibilidad, permite ahorrar un tiempo valioso y proporciona beneficios comerciales a largo plazo. Esto también empodera al servicio de cuentas de por pagar y añade un valor importante a la empresa asegurando considerablemente su competitividad.
Magic Invoice supera los desafíos relativos a la gestión de los procesos de facturación. Se trata de una solución inteligente "API-first" y "cloud-first" para automatizar completamente los procesos de entrada manual de datos propensos a errores. La solución se basa en una arquitectura de microservicios altamente escalable que mejora significativamente el tiempo, la velocidad y el coste de procesamiento de las facturas. Incluye más de 28 modelos de IA para el procesamiento previo de datos de revisión y mejoras de la calidad, lo que garantiza un alto nivel de precisión incluso en las primeras etapas del procesamiento. La tecnología de automatización de Magic Invoice elimina los errores de pago y los retrasos en los pagos. Incorpora una solución de captura de datos cognitivos para el procesamiento de las facturas, lo que permite a las organizaciones implementar con éxito la automatización de los procesos sin contacto para el procesamiento de las facturas o de las cuentas por pagar.
Además de detectar y clasificar automáticamente los documentos en función de su tipo, Magic Invoice tiene la capacidad de procesar varios elementos de las líneas de páginas en tablas estructuradas y no estructuradas. A través del procesamiento inteligente de documentos mediante la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, captura e integra datos de facturas relevantes de documentos únicos y de varias páginas a través de fuentes de entrada multicanales y de amplias variaciones a través de un proceso de arrastrar y soltar intuitivo, la escucha del correo electrónico, carpetas SFTP y "hot folders" (carpetas de proceso). También tiene la capacidad de validar los datos que faltan y verificar los datos capturados con los datos de compra mediante el emparejamiento en tres sentidos. Magic Invoice incluye una configuración de aprobación de las facturas con una jerarquía de aprobación configurable. Al usar la integración de API, puede combinarse perfectamente con el sistema de consumo descendente.
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